Роль аудитора и управление цепочкой поставок

В настоящее время аудиторы, работающие в автомобильной промышленности с поставщиками, как правило, полностью загружены. Время на проекты и обратную связь значительно сократилось. Это, безусловно, влияет на планирование, эффективность и результаты аудитов. Тем не менее, мы всегда должны помнить и стараться придерживаться лучших практик во время аудитов, которые мы обобщили ниже:

Руководство по аудиту поставщиков

Схема аудита поставщика

1. Подготовка к аудиту
2. Предварительное уведомление поставщика, включающее дату, объем и предмет аудита, ключевые вопросы и документы, которые должны быть предоставлены во время аудита или направлены до его начала
3. Подтверждение даты проведения аудита и предоставление плана аудита
4. До запланированного аудита, необходимо переговорить с поставщиком по телефону
5. Проведение аудита

Необходимо помнить:

• Мы проводим аудит, а не наоборот
• Опрос проводится среди рабочих так же, как и среди руководителей и директоров
• Не следует сосредотачивать внимание на неуместных вопросах (это может привести к игнорированию более важных аспектов процесса из-за ограничения по времени)
• Необходимо записывать все, что будет обнаружено
• По возможности надо проверить 2ю и 3ю смены
• Полученная информация всегда должна быть подкреплена доказательствами. Необходимо получить информацию о местонахождении записей, о том, кто отвечает за их заполнение и контроль.
• Надо отмечать моменты, когда во время проверки линии Вам не предоставили какие-либо документы, которые надо было проверить.
• Необходимо записать, кто ответственен за ответы на открытые вопросы, за предоставление необходимых документов и за внедрение немедленных корректирующих действий.

Выводы

• Использование подготовленного плана сделает процесс аудита более тщательным, устранит ненужное напряжение с обеих сторон и поможет предотвратить проблемные ситуации (например, отсутствие знаний о процессах или проблемах)
• Все наблюдения должны быть документированы. Записи должны включать дату, время, ответственное лицо, какие документы были рассмотрены и какие проблемы были обнаружены
• Все вопросы должны задаваться в открытой форме, поскольку это помогает получить более полную информацию, которая обычно требует более детальных объяснений. Примеры таких вопросов: «не могли бы вы мне сказать?..? ‘(кто, что, где, почему, когда, как) и ‘ пожалуйста, покажите мне…?’
• В первую очередь, внимание должно быть сосредоточено на исследовании процесса и соотнесении выводов с требуемыми документами, надзоре за процессом, обучении персонала и соблюдении норм системы качества.

Если у Вас есть проблемы с поставщиками или Вам необходимы экспертные знания, как развивать поставщиков, компания SNECI обладает необходимым опытом, чтобы сделать Вашу цепочку поставок успешной, через развитие поставщика, обучение, внутреннее управление на местах, а также предоставляя услуги локальных инженеров-координаторов.