La méthode du KATA : amélioration & adaptation pour obtenir de meilleurs résultats

Si vous êtes en quête d’amélioration continue au sein de votre organisation, le Lean Management a sûrement ce qu’il vous faut. La méthode KATA vous fournira toutes les clés en main pour obtenir de réels progrès au sein de votre organisation par le biais du management. En effet le management et le collaboratif sont au cœur de l’approche KATA, là aussi outils du TPS développé par Toyota.

Origine et définition de la méthode KATA

Le mot « Kata » tire ses origines des arts martiaux japonais : il correspond à un ensemble de mouvements coordonnés et répétés de manière à ce qu’ils deviennent complètement naturels à réaliser comme un réflexe.

La méthode KATA permet en effet d’améliorer progressivement un processus, une activité, de sorte à ce qu’elle devienne optimale (réduction de temps de réalisation, baisse des coûts…) grâce au principe de répétition.

Plus l’on enchaîne un même mouvement, plus nous devenons coutumiers et nous prenons cette habitude qui se traduit par la suite par des gains de temps, de ressources et de l’optimisation financière considérables.

Ces actions répétitives permettent de progresser « doucement mais sûrement », avec peu d’efforts, vers des procédés en constante amélioration, engendrant ainsi une meilleure productivité.

Cette méthode est réputée pour être très utilisée chez Toyota afin d’améliorer les processus de production.

La méthode KATA repose sur 4 étapes clés :

Le démarrage d’un Kata d’amélioration s’articule autour de 4 étapes clés. La 4ème étape est répétable jusqu’à ce que la prochaine condition cible soit atteinte. Le Kata d’amélioration continue comprend 3 rôles : l’apprenant (Learner), le coach et l’équipe

Etape 1 : Identifier et comprendre la vision : un défi à relever

Lors de cette première étape, il s’agit de cerner correctement le défi que vous souhaitez relever au sein de votre entreprise pour les années à venir.

L’idée est de déterminer le défi qui correspond à la vision organisationnelle, pour se fixer ensuite un objectif à plus court terme

Cette condition cible n’est pas un simple résultat à atteindre mais décrit un comportement ou un mode de fonctionnement, décliné en plusieurs caractéristiques, à adopter en vue d’atteindre un résultat futur et non en réaction à un problème constaté.

Ce défi a généralement pour but d’améliorer la productivité de l’entreprise. Il permet de fournir une ligne directrice, à travers un ou plusieurs objectifs permettant ainsi d’améliorer les procédés et l’entreprise.

Il s’agit donc de fixer des objectifs à atteindre dans un laps de temps déterminé.

Etape 2 : Déterminer la condition actuelle de l’entreprise

Une fois que vous avez bien défini votre vision, défi à relever, il faut maintenant cerner précisément ce qu’est la condition actuelle de l’entreprise. C’est une phase qui nécessite une analyse approfondie de vos processus, votre organisation interne… L’objectif est d’identifier les spécificités de chaque processus de l’organisation mais surtout de relever les axes d’amélioration possibles. Cette phase devrait également permettre de mieux comprendre les faiblesses ainsi que les atouts de vos procédés actuels.

Ainsi, tout cela correspond à la manière dont vous travaillez vraiment (cela peut passer par la création de schémas, tableaux, graphiques permettant une meilleure compréhension de l’organisation de vos activités). Il est recommandé de rassembler un maximum d’informations pouvant être mesurables.

Enfin, il est primordial de mener cette phase dans le plus grand des sérieux car c’est elle qui contribuera à la définition de l’étape suivante et orientera les actions futures de votre organisation.

Le kata d’amélioration permet une approche progressive par la résolution des défis un à un limitant ainsi le déclenchement de gaspillage tous azimuts. En d’autres mots, il s’agit d’un effort d’amélioration ciblé puisque le kata estime que l’élimination des gaspillages n’est pas une fin en soi et qu’elle est plutôt la résultante d’expériences menant à la condition cible (ou au défi).

Etape 3 : Etablir votre prochaine condition cible

Désormais que vous avez une vision claire de votre défi à relever ainsi que de votre situation actuelle, il est maintenant temps d’établir votre prochaine condition cible, c’est-à-dire de déterminer le prochain objectif qui vous rapprochera de votre finalité. Plus simplement, là où vous souhaiteriez être. Cependant, il faut garder en tête que plus qu’un résultat, il s’agira d’un processus qui sera instauré (et/ou amélioré) afin de vous rapprocher de votre vision finale.

• Cette condition cible doit être ambitieuse: elle doit permettre de sortir de l’ordinaire et de proposer des axes d’amélioration auxquels vous n’aviez pas pensé auparavant.
• Celle-ci doit être claire: cela est primordial pour obtenir des améliorations efficaces et pertinentes de vos procédés actuels. Cela évite également d’aller dans tous les sens et de perdre de vue votre finalité initiale.
• Celle-ci doit être réaliste: garder en tête les ressources à votre disposition afin d’évaluer si elles permettront de réaliser ou non les objectifs d’amélioration que vous vous êtes fixés.

Etape 4 : Expérimenter à l’aide du PDCA pour se diriger vers la condition cible pour surmonter les obstacles

Lors de cette dernière étape, il s’agit de s’améliorer grâce au principe de l’expérimentation. En effet, il est question de choisir et mettre en place une ou plusieurs expériences afin d’atteindre l(es) objectif(s) fixé(s).

Cela permettra de relever les obstacles, difficultés auxquels vous serez confrontés et de réfléchir à une façon de les surmonter. Vous pourrez ainsi traiter avec plus de précision, les obstacles vous empêchant d’atteindre votre condition cible.

L’outil PDCA, complémentaire avec la méthode KATA

Afin de faciliter cette étape de la méthode KATA, les experts en Lean Management suggèrent d’utiliser l’outil PDCA : «Plan, Do, Check, Act» signifiant en français « Planifier, Déployer, Contrôler, Agir ». Il s’agit d’un autre outil très efficace pour l’amélioration continue.

La démarche PDCA est basée sur un cycle vertueux, devant être répété afin de rester dans la démarche d’amélioration continue. Ce processus permet d’améliorer la qualité des produits et services de l’entreprise et peut s’appliquer à toutes les fonctions de celle-ci. Il permettra de résoudre les problèmes rencontrés grâce à 4 étapes clés.

Etape 1 : Plan ou Planifier

Elle consiste à faire un état des lieux et analyser la situation actuelle. Cela passe notamment par la détection des problèmes rencontrés ainsi que la définition des objectifs à réaliser. L’étape de planification doit comporter différents éléments clés :

• Identification des problèmes à résoudre ainsi que leur cause et origine
• Identifier les conséquences des problèmes sur la performance de l’organisation
• Définir les objectifs à atteindre
• Identifier les acteurs externes et internes impliqués dans le(s) projet(s)
• Identifier les méthodes de travail actuelles ainsi que l’environnement global de travail
• Identifier les solutions possibles aux problèmes
• Identifier les ressources (humaines, matérielles, technologiques) nécessaires pour la résolution de problèmes et l’atteinte des objectifs fixés
• Sélectionner et choisir la/les solution(s) les plus pertinentes pour résoudre vos problèmes en tenant compte de vos contraintes

Une fois que ces étapes auront été effectuées (dans l’ordre que vous jugerez le plus efficace), vous pouvez passer à l’étape suivante du processus.

Etape 2 :  Do ou Déployer

Il est désormais temps de passer à l’action en se basant ce qui a été identifié et déterminée à l’étape 1. Il s’agit de mettre en pratique la/les méthode(s) choisie(s).

Plusieurs étapes peuvent correspondre à cette phase :

• Application des méthodes sélectionnées
• Réajustement des méthodes si nécessaire
• Identification des méthodes les plus pertinentes

Il est important de garder en tête qu’il ne s’agit pas ici de résoudre tous les problèmes d’un seul coup mais plutôt de privilégier les petits changements successifs. Il s’agit d’abord de mettre en œuvre le plan à petite échelle afin de s’assurer qu’il fonctionne.

En réalité, cette étape doit être perçue comme une « expérimentation » et devrait être faite à une échelle réduite. Il ne serait pas pertinent de rechercher la perfection durant cette phase mais il faudrait plutôt l’utiliser pour distinguer les méthodes qui fonctionnent le mieux de celles qui fonctionnent moins bien.

Etape 3 : Check ou Contrôler

Après le déploiement du plan d’action, il est désormais temps de mesurer les résultats obtenus. Cette phase permettra d’évaluer l’efficacité des mesures mises en place lors de l’étape 2.

Il s’agira également de comprendre le cas échéant, les écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus. Après avoir étudié les résultats, vous pourrez déterminer si oui ou non, les procédés précédemment doivent être généralisées. Ainsi, si les résultats obtenus sont insatisfaisants, il faudra en tirer des enseignements afin de réajuster au mieux le plan d’action. Cette étape est également le moment idéal pour mesurer si l’efficacité globale du projet a pu être améliorée ou non.

Grâce aux résultats obtenus et votre propre analyse de ces derniers, il ne restera plus qu’à déterminer les procédés définitifs à adopter.

Etape 4 : Act ou Agir

Il s’agit de la dernière phase de la méthode PDCA. Elle correspond à la phase de déploiement de votre plan d’action. Il faudra maintenant étendre et l’appliquer à l’ensemble du périmètre défini :

• Rédaction des (nouveaux) processus
• Organisation des (nouveaux) procédés
• Sélection et mise en place des changements les plus pertinents
• Expliquer et attribuer les tâches aux différents acteurs pour mettre en place les changements envisagés
• Mettre en place un suivi régulier de la performance des procédés mis en place

L’objectif de cette étape est également de s’assurer de l’efficacité des procédés sur le long terme. Si le plan d’action n’a pas permis d’obtenir les résultats espérés, on peut alors relancer un cycle de la méthode PDCA et adapter nos procédés selon les nouveaux points d’amélioration.

Ainsi, grâce à sa complémentarité, l’outil PDCA vous permettra d’accroitre fortement les chances de succès de votre démarche KATA.

Avantages de la méthode KATA

La méthode KATA présente de nombreux avantages pour votre organisation :

• Favorise la mise en place habitudes positives
• Baisse du temps d’exécution des tâches
• Favorise le changement « non agressif »
• Amélioration de la qualité
• Hausse de la productivité
• Amélioration continue assurée

SNECI vous accompagne dans la mise en place de la méthodologie KATA

La méthode KATA, issue du Lean Management vous permettra une amélioration en continue de vos processus et de votre productivité. SNECI peut vous accompagner à chaque étape.

Fort de 70 ans d’expérience dans l’amélioration de la performance industrielle avec des racines fortes dans l’automobile, la défense, la santé, le rail, le luxe, les énergies, … et avec + de 450 experts à travers le monde dans + de 50 pays, SNECI accompagne industriels et fournisseurs dans la mise en place de différents outils et méthodes en Lean Management afin d’accroitre leur productivité et rentabilité.

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