La Méthode PDCA : idéale pour l’amélioration continue de vos activités
La méthode PDCA, également connue sous le nom de « Roue de Deming » est un processus utilisé par les organisations dans le cadre de l’amélioration continue. Inventée par le chercheur américain William Edwards Deming dans les années 50, Le but de cet outil est d’améliorer la performance de l’entreprise tout en résolvant les problèmes auxquels cette dernière est confrontée. Le processus proposé ne se limite pas à un type de problème mais peut s’appliquer à de nombreuses situations. La méthode PDCA est considérée comme une méthode d’amélioration issue du Lean Management.
La méthode PDCA : basée sur un cercle vertueux
L’outil PDCA « Plan, Do, Check, Act » signifiant en français par « Planifier, Déployer, Contrôler, Agir » est un cycle vertueux, devant être répété afin de rester dans la démarche d’amélioration continue. Ce processus permet d’améliorer la qualité des produits et services de l’entreprise et peut s’appliquer à toutes les fonctions de celle-ci. Il permettra de résoudre les problèmes rencontrés grâce à 4 étapes clés.
Etape 1 : Plan ou Planifier
Elle consiste à faire un état des lieux et analyser la situation actuelle. Cela passe notamment par la détection des problèmes rencontrés ainsi que la définition des objectifs à réaliser. L’étape de planification doit comporter différents éléments clés :
- Identification des problèmes à résoudre ainsi que leur cause et origine
- Identifier les conséquences des problèmes sur la performance de l’organisation
- Définir les objectifs à atteindre
- Identifier les acteurs externes et internes impliqués dans le(s) projet(s)
- Identifier les méthodes de travail actuelles ainsi que l’environnement global de travail
- Identifier les solutions possibles aux problèmes
- Identifier les ressources (humaines, matérielles, technologiques) nécessaires pour la résolution de problèmes et l’atteinte des objectifs fixés
- Sélectionner et choisir la/les solution(s) les plus pertinentes pour résoudre vos problèmes en tenant compte de vos contraintes
Une fois que ces étapes auront été effectuées (dans l’ordre que vous jugerez le plus efficace), vous pouvez passer à l’étape suivante du processus.
Etape 2 : Do ou Déployer
Il est désormais temps de passer à l’action en se basant ce qui a été identifié et déterminée à l’étape 1. Il s’agit de mettre en pratique la/les méthode(s) choisie(s).
Plusieurs étapes peuvent correspondre à cette phase :
– Application des méthodes sélectionnées
– Réajustement des méthodes si nécessaire
– Identification des méthodes les plus pertinentes
Il est important de garder en tête qu’il ne s’agit pas ici de résoudre tous les problèmes d’un seul coup mais plutôt de privilégier les petits changements successifs. Il s’agit d’abord de mettre en œuvre le plan à petite échelle afin de s’assurer qu’il fonctionne.
En réalité, cette étape doit être perçue comme une « expérimentation » et devrait être faite à une échelle réduite. Il ne serait pas pertinent de rechercher la perfection durant cette phase mais il faudrait plutôt l’utiliser pour distinguer les méthodes qui fonctionnent le mieux de celles qui fonctionnent moins bien.
Etape 3 : Check ou Contrôler
Après le déploiement du plan d’action, il est désormais temps de mesurer les résultats obtenus. Cette phase permettra d’évaluer l’efficacité des mesures mises en place lors de l’étape 2.
Il s’agira également de comprendre le cas échéant, les écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus. Après avoir étudié les résultats, vous pourrez déterminer si oui ou non, les procédés précédemment doivent être généralisées. Ainsi, si les résultats obtenus sont insatisfaisants, il faudra en tirer des enseignements afin de réajuster au mieux le plan d’action. Cette étape est également le moment idéal pour mesurer si l’efficacité globale du projet a pu être améliorée ou non.
Grâce aux résultats obtenus et votre propre analyse de ces derniers, il ne restera plus qu’à déterminer les procédés définitifs à adopter.
Etape 4 : Act ou Agir
Il s’agit de la dernière phase de la méthode PDCA. Elle correspond à la phase de déploiement de votre plan d’action. Il faudra maintenant étendre et l’appliquer à l’ensemble du périmètre défini :
- Rédaction des (nouveaux) processus
- Organisation des (nouveaux) procédés
- Sélection et mise en place des changements les plus pertinents
- Expliquer et attribuer les tâches aux différents acteurs pour mettre en place les changements envisagés
- Mettre en place un suivi régulier de la performance des procédés mis en place
L’objectif de cette étape est également de s’assurer de l’efficacité des procédés sur le long terme. Si le plan d’action n’a pas permis d’obtenir les résultats espérés, on peut alors relancer un cycle de la méthode PDCA et adapter nos procédés selon les nouveaux points d’amélioration identifiés.
Les avantages de la méthode PDCA
- La méthode PDCA est particulièrement flexible : elle ne se limite pas qu’un seul type de contexte. Celle-ci est applicable à une multitude de situations.
- Ce procédé est plutôt simple à comprendre et mettre en place : la mise en place de ses 4 principes est à la portée de tous, à condition de faire preuve rigueur et de bonne organisation.
- L’outil PDCA permet également d’améliorer la productivité grâce à l’amélioration de la performance au sein de l’organisation.
- Il s’agit d’un procédé très utile pour tester sur une petite échelle le plan d’action et les changements que nous envisageons de mettre en place. Ainsi, il permet de déterminer quelles méthodes seront finalement déployées et celles qui le ne seront pas.
- La méthode PDCA fonctionne tel un cycle ce qui permet d’être dans une démarche d’amélioration continue.
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