Comment mettre en place la méthode Hoshin Kanri en 7 étapes clés

Nous vous parlons régulièrement de Lean Management à travers le Jidoka, le chantier 5S…, et plus globalement des différents outils permettant d’améliorer et d’optimiser la performance des entreprises aussi bien côté industriel que fournisseur.

Aujourd’hui, nous allons regarder en quoi le Hoshin Kanri est un véritable outil de planification stratégique permettant aux entreprises de définir une vision stratégique et de piloter les projets de changement pour transformer l’entreprise et préparer l’avenir afin d’atteindre leurs objectifs.

Le Hoshin Kanri est né au lendemain de la Seconde Guerre mondiale, alors que Japon était confronté à d’énormes dégâts infrastructurels et devait entamer un long et difficile processus de reconstruction à grande échelle

La méthode Hoshin Kanri permet de modifier la stratégie d’une entreprise en lui fixant de nouveaux buts et objectifs et ceci à chaque niveau hiérarchique de l’organisation.

Tout l’intérêt de cette approche est qu’elle a été développée afin d’améliorer la communication à l’échelle de l’entreprise et de l’aider à consolider ses buts et ses objectifs.

Regardons en détail ce qu’est le Hoshin Kanri et en quoi il apporte un véritable avantage concurrentiel.

Définition 

Le Hoshin Kanri est un terme japonais qui se traduit généralement par Boussole. La méthode Hoshin est un outil de planification stratégique utile aux entreprises pour relier leurs objectifs au travail produit quotidiennement par leurs employés. En japonais, le mot « kanri », il représente la gestion ou l’administration ainsi Hoshin Kanri pourrait se traduire par « Gestion de la direction/boussole ».

Il s’agit d’une approche en Lean Management intégrant les principes de l’amélioration continue à travers une méthodologie permettant d’améliorer l’efficacité et la qualité par le biais de petites modifications progressives des processus et des procédures.

Quand on parle de Hoshin Kanri, il est souvent question de définir des objectifs de rupture. Mais qu’est-ce que cela veut dire en réalité des objectifs de rupture ? Et bien ce sont des objectifs qui ne peuvent être atteints qu’en modifiant de manière significative le mode de fonctionnement d’une entreprise.

Souvent, cela passe par des modifications de trajectoire, de politique … et cela à tous les niveaux puisque tout l’intérêt de l’approche Hoshin Kanri repose sur l’importance d’inclure chaque niveau hiérarchique pour faire avancer la nouvelle politique afin de soutenir la mission, la vision et les valeurs de l’entreprise.

Ainsi chaque niveau opérationnel travaille à la réalisation d’un objectif à la fois pertinent et commun.

De cette manière, au fur et à mesure que les membres de l’équipe de projet accomplissent leurs tâches, les projets s’achèvent permettant ainsi la finalisation des projets après projets et donc l’atteinte des objectifs.

Grâce à l’atteinte des objectifs par le biais d’un effort collectif, une nouvelle politique/orientation organisationnelle est réalisée.

La méthodologie Hoshin Kanri, se définit par 7 étapes 

Tous les membres de l’entreprise doivent agir de concert au même moment pour atteindre un objectif commun, notamment grâce à un flux de feedback, appelé le « catchball Hoshin Kanri » reposant sur le fonctionnement suivant

• L’équipe stratégique communique la stratégie en mode descendant, de façon à ce que chaque employé dispose des informations et du contexte nécessaire pour comprendre en quoi son travail quotidien participe à celle-ci.
• Les employés appliquent la stratégie.
• Enfin, la progression des collaborateurs individuels est communiquée à l’équipe stratégique, qui peut ainsi analyser les données et revoir la stratégie en conséquence.

La méthode Hoshin n’est donc pas un mode de réflexion ad hoc, mais bien un cycle continu de planification et d’amélioration à travers 7 étapes :

• Étape 1 : Identification de la vision, de la mission et des valeurs de l’entreprise.
• Étape 2 : Définition des objectifs de rupture.
• Étape 3 : Décomposition des objectifs de rupture en fonction de la structure de l’entreprise et élaboration des plans d’amélioration annuels.
• Étape 4 : Déploiement des objectifs annuels de haut en bas.
• Étape 5 : Examen des résultats.
• Étape 6 : Résolution de problèmes pour les objectifs manqués.
• Étape 7 : Réflexion et apprentissage.

Comment mettre en place la méthode Hoshin Kanri en 7 étapes clés

Étape 1 : Identification de la vision, de la mission et des valeurs de l’entreprise

Cette première étape consiste à faire un état des lieux permettant d’identifier la vision, les missions et les valeurs de l’entreprise.

Identifiez la mission, la vision et les valeurs clés de votre entreprise, par exemple en rédigeant un énoncé de vision. Ce dernier devrait accompagner votre équipe dans ses objectifs à long terme et les relier à l’énoncé de mission de votre entreprise.

La méthode Hoshin vous aide ainsi à comprendre l’incidence du travail individuel sur les objectifs d’entreprise à long terme, et par extension, sur cette même vision d’entreprise.

A noter que la vision de l’entreprise s’inscrit dans une réflexion globale, les valeurs sont également importantes puisqu’une entreprise avec des valeurs prendra ses autres décisions en fonction de ces principes et enfin la mission en général s’entend à travers un plan stratégique sur une période de 3 à 5 ans.

Étape 2 : Définition des objectifs de rupture.

Une fois que vous avez bien identifié votre vision, il sera temps de la traduire en objectifs concrets sur le court et moyen terme. Souvent menée par la haute direction, cette étape consiste à fixer des objectifs et buts concrets à travers des plans bien définis.

Il est important que les objectifs fixés soient SMART, c’est-à-dire : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, et temporels. Cela augmentera les chances d’atteinte des objectifs et en facilitera l’analyse. En fonction de l’activité et la situation de votre entreprise, ces objectifs peuvent correspondre à : une diversification de marché, une spécialisation de marché, une modification profonde de l’organisation interne…

Étape 3 : Décomposition des objectifs de rupture en fonction de la structure de l’entreprise et élaboration des plans d’amélioration annuels.

Afin d’augmenter les chances d’atteinte des objectifs de rupture fixés précédemment, la direction devra les « transformer » en objectifs annuels. Il est évident que ceux-ci doivent être en conformité avec la vision globale de l’entreprise. Mais, il faut garder en tête qu’il n’y a pas que la direction qui sera impliquée à cette étape. Les gestionnaires, managers et les collaborateurs plus largement, auront une relation étroite les uns avec les autres. Cela nécessite donc une bonne communication interne et surtout une transparence de l’information.

Ainsi, cette étape est moins simple qu’elle n’y paraît car elle nécessite un consentement entre les collaborateurs issus des différents niveaux hiérarchiques. Mais pas de panique, il existe une méthodologie vous permettant de faciliter la mise en place d’un consensus au sein de votre organisation. Il s’agit de la pratique du « Catchball ».

Pour faire simple, le Catchball, correspond à une phase de concertation et de recherche de consensus. Il établit, sous forme d’objectifs, la façon de conduire le changement. En effet, la méthode Hoshin Kanri suppose une « rupture » avec le mode de fonctionnement actuel de l’entreprise. Il faut donc prendre le temps de concerter ses collaborateurs avant de déployer les changements.

Le Catchball est donc un moyen de faire accepter le changement avec plus d’aisance, notamment parce qu’il est basé sur une relation de transparence et de confiance entre les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Cette sous-étape permet donc de mettre d’accord les collaborateurs et les dirigeants sur la manière à mettre en œuvre pour instaurer le(s) changement(s). L’approche collaborative du Catchball suppose donc d’avoir des échanges successifs d’idées entre participants, ce qui en améliore l’efficacité en facilitant le consensus entre les collaborateurs.

Étape 4 : Déploiement des objectifs annuels de haut en bas.

Il est maintenant temps de déployer, au sein de l’organisation, les objectifs annuels fixés précédemment.

Ceux-ci doivent être déployés à tous les niveaux hiérarchiques, en commençant par le haut de l’échelle jusqu’au bas. Autrement dit, la direction devra se charger de diffuser ces nouveaux objectifs à l’ensemble de ses collaborateurs, quel que soit leur poste / niveau hiérarchique.

Pour se faire, l’une des solutions est de traduire les objectifs en projets, puis de les diviser en activités afin de pouvoir les assigner aux personnes concernées au sein des équipes de l’entreprise.

Cette étape est également le moment opportun pour s’assurer que chaque projet et objectif établis soient bien alignés vers un seul but (global) commun. Une fois que les objectifs fixés seront atteints, l’entreprise devrait bénéficier d’un avantage concurrentiel.

Étape 5 : Examen des résultats

Cette étape correspond à l’analyse des résultats obtenus suite au déploiement des divers objectifs.

C’est l’occasion pour comprendre si la nouvelle stratégie de l’entreprise s’est montrée efficace ou non. Afin d’avoir une idée plus précise de la performance de la stratégie, il est pertinent de surveiller et mesurer constamment le déroulement et les résultats de nos projets.

Cela peut passer par des revues mensuelles, reportings hebdomadaires…

Il existe également des outils permettant de visualiser plus aisément l’état de vos différents projets en cours. Il y a par exemple le « Portfolio Kanban ». Il s’agit d’une méthode permettant de visualiser et de gérer les flux liés à votre portefeuille. Son objectif est d’améliorer vos flux grâce à un système permettant de :

• faire correspondre la demande à la capacité de l’entreprise
• identifier les opportunités d’amélioration continue

Le système de portefeuille Kanban permet par la même occasion de déceler les anomalies dans les flux de travail de votre entreprise. Ainsi, cela vous permet une meilleure analyse de vos résultats.

Une fois que les résultats seront tous examinés en détail, il est plus simple de distinguer les projets qui ont le mieux fonctionné de ceux qui n’ont pas réussi. Cela facilite également le réajustement des objectifs actuels et la fixation des objectifs dans le futur.

Étape 6 : Résolution de problèmes pour les objectifs manqués

Après avoir analysé les résultats, vous constaterez peut-être que certains objectifs n’ont pas pu être atteints. Il est alors important d’en comprendre les raisons puis de chercher à résoudre les sujets ayant posé problème.

En effet, un objectif manqué peut être atteint plus tard, si l’on apprend de nos erreurs précédentes et si l’on réadapte nos objectifs, plans et mesures en fonction de nos lacunes. Il faut donc être dans une démarche d’amélioration continue afin de résoudre constamment les problèmes qui nous ont empêché d’atteindre (une partie de) nos objectifs.

Étape 7 : Réflexion et apprentissage.

Il s’agit de la dernière étape de la méthode Hoshin Kanri. Celle-ci est très importante puisqu’elle permet de faire une rétrospective de toutes les actions entreprises dans le cadre de notre nouvelle stratégie.

C’est le moment de constater si les choix, les objectifs et les plans se sont avérés efficaces et pertinents.

C’est également le moment idéal pour faire une évaluation globale et complète des progrès qu’il y a eu (ou pas) au sein de l’entreprise et donc de prendre du recul et d’avoir un esprit critique sur la performance afin d’en tirer des leçons.

Deux cas de figure existent :

• Les progrès vers les objectifs de rupture sont satisfaisants: et dans ce cas l’entreprise décide de poursuivre dans cette lancée pour les changements à venir et continuer à surveiller de près les projets en cours.
• Les progrès vers les objectifs de rupture sont insuffisants : et dans ce las les objectifs devront être remis en question, réévalués et des mesures correctives devront être adoptées

Avantages de la méthode Hoshin Kanri

Si elle est correctement appliquée, la méthode Hoshin Kanrin possède de nombreux avantages pour votre organisation :

• Incitation à la culture du changement
• Focalisation sur les changements importants
• Meilleure cohésion entre les collaborateurs grâce à la recherche de consensus
• Meilleure communication entre tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise
• Conduire les profondes transformations en toute agilité

SNECI vous accompagne en Lean Mangement

La méthode Hoshin Kanri, issue du Lean Management, vous permettra de mettre en place des changements significatifs au sein de votre organisation tout en maintenant une bonne cohésion entre vos collaborateurs. Ce processus permettra également d’avoir un avantage concurrentiel s’il est bien appliqué. Il existe également d’autres outils et méthodes tels que le PDCA qui permettent une amélioration continue de votre activité. SNECI vous accompagne à toutes les étapes.

Fort de 70 ans d’expérience dans l’amélioration de la performance industrielle avec des racines fortes dans l’automobile – une industrie complexe d’excellence – la défense, la santé, le ferroviaire, le luxe, l’énergie, … et avec + de 450 experts à travers le monde dans + 50 pays, SNECI accompagne industriels et fournisseurs dans la mise en place d’une approche de Lean Management pour accroitre leur productivité et rentabilité.

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