La marche Gemba en 7 étapes clés : outil au service de la création de valeur
Parmi tous les outils et toutes les méthodologies qui existent en Lean, nous en avons déjà vu un bon nombre. Entre Jidoka, chantier 5S, Monozukuri, Hoshin Kanri… nous vous apportons régulièrement des informations sur comment améliorer vos processus, comment réduire vos coûts, comment limiter déchets et gaspillage afin d’être plus rentable.
Aujourd’hui voyons ensemble en quoi le Gemba vous permettra de créer de la valeur.
La méthode Gemba : définition et intérêts
La marche Gemba ou le Gemba Walk en anglais, est une méthode du Lean Management destinée à favoriser la création de valeur ajoutée au sein d’une entreprise. Le terme « Gemba » est issu du japonais et fait référence au terrain sur lequel le travail se déroule ; c’est à dire là où la valeur ajoutée est réellement créée.
La marche Gemba consiste à se déplacer sur le terrain afin d’observer la situation en temps réel.
Le responsable/manager ne se contente pas de collecter des informations rapportées en salle de réunion, il se rend lui-même sur le terrain afin d’avoir une vision plus précise et objective de ce qui s’y passe.
Le but de cette approche est d’observer et de relever les problèmes présents dans l’organisation et de trouver par la suite, des solutions pour les résoudre. Plus qu’une simple collecte de données, le Gemba Walk permet de remotiver les collaborateurs et de renforcer l’esprit d’équipe entre eux.
Par ailleurs, la marche Gemba permet de faire le point sur les processus et procédés actuels établis au sein de l’entreprise tout en gardant un contact direct avec les collaborateurs (en allant notamment à leur rencontre sur le terrain).
Le Gemba Walk permet également de conduire des changements ayant un impact durable.
En effet, cette démarche contribue à résoudre les problèmes de déconnexion qu’il peut y avoir entre les visions des managers et la perception des collaborateurs présents sur le terrain.
Il s’agit là d’une problématique très souvent rencontrée dans une entreprise qui pourrait donc être résolue ou du moins atténuée grâce à la marche Gemba.
La démarche Gemba repose sur 7 étapes clés
Afin d’augmenter considérablement les chances de réussite de votre démarche Gemba, il est préférable de faire preuve de rigueur en respectant 7 étapes clés.
1ère étape : Préparez votre parcours
Avant de se rendre sur le terrain, il est évidemment important de préparer son parcours. Il est judicieux de définir un ou plusieurs aspects précis que vous souhaitez analyser sur le terrain (productivité, sécurité…). Cela vous permettra de mieux focaliser vos efforts en évitant de vous disperser dans tous les sens. Il faut donc identifier exactement les éléments à observer pour obtenir une analyse plus précise et ciblée.
Il est donc également plus judicieux de rassembler un maximum d’informations sur le secteur et le site que vous souhaitez visiter, afin de poser des questions plus pertinentes aux personnes présentes sur le terrain.
2ème étape : Sélection de son équipe
Une fois que vous avez bien déterminé le(s) aspect(s) du site que vous souhaitez observer/analyser et que vous vous êtes suffisamment renseignés, vous pouvez passer à la seconde étape qui est de sélectionner les personnes qui vous accompagneront sur le terrain.
En effet, il est préférable de faire la visite avec plusieurs collaborateurs plutôt que seul.
La marche Gemba ne devrait pas être limitée à un déplacement du responsable sur le terrain. Il serait préférable d’inclure dans son équipe des collaborateurs issus de différents pôles et niveaux hiérarchiques afin d’avoir différents points de vue. Cela permet également de faire la lumière sur certains éléments qui pourraient vous échapper.
3ème étape : Observer et poser vos questions
Une fois que votre équipe est au complet, il est temps de se rendre sur le terrain afin d’y mener vos observations et de poser vos questions.
C’est le moment opportun pour établir un contact direct avec les personnes sur le terrain et aborder des sujets clés (problèmes rencontrés, défis à relever, opportunités à saisir…).
Il est important de formuler vos questions de manière simple et précise afin d’obtenir des réponses pertinentes et constructives.
Les questions peuvent évidemment être préparées à l’avance mais il faut également avoir la capacité de les adapter à la situation réelle observée sur le terrain.
Prenez également soin de faire preuve d’ouverture d’esprit et soyez à l’écoute.
4ème étape : Se focaliser sur l’observation et non le contrôle
Il est très important de garder en tête que l’objectif du Gemba Walk est avant tout d’observer le terrain afin d’avoir une vision plus précise et conforme à la réalité.
Il ne faut donc pas que les collaborateurs sur site se sentent contrôlés lors de votre visite. Il faut leur montrer que vous n’êtes pas là pour critiquer leur travail mais pour observer la situation et de trouver en commun, des solutions aux problèmes qu’ils rencontrent.
Il est indispensable d’instaurer une relation de confiance avec eux afin que de permettre un dialogue constructif dans une optique commune d’amélioration continue et de création de valeur.
Cela est dans l’intérêt de toutes les parties impliquées dans le processus et permettra également de faire accepter le(s) changement(s) plus facilement.
Gardez à l’esprit de prendre des notes, photos, vidéos etc. (des divers éléments que vous jugerez utiles) au fur et à mesure de votre visite (afin de ne pas oublier les informations importantes).
5ème étape : Analyse des éléments observés
Une fois la visite terminée, vous pouvez maintenant analyser tout ce que vous avez pu observer et comprendre sur le terrain. Il est l’heure de faire un point sur tous les éléments que vous avez pu percevoir lors de votre visite ainsi que sur les remarques des personnes qui étaient présentes.
L’objectif de cette étape est avant tout de déceler les points forts des procédés de votre entreprise et ainsi de comprendre d’où la vient la réelle création de valeur. Mais, il faut également déceler les difficultés et problèmes présents sur votre site afin de pouvoir réfléchir aux différentes solutions possibles.
Les conclusions que vous tirerez lors de cette étape seront donc cruciales car c’est elles qui vous indiqueront les démarches à suivre pour améliorer votre performance sur le terrain.
Attention, cependant à ne pas vous précipiter dans le déploiement des solutions. Il s’agit là d’analyser dans un premier temps, ce que vous avez observé, puis dans un second temps, d’avoir un début de réflexion sur les différentes solutions applicables à votre situation.
6ème étape : Planifiez d’autres Gemba Walk de manière régulière
Il faut savoir que la marche Gemba ne doit pas s’inscrire dans une démarche ponctuelle puisqu’il s’agit d’être dans une optique d’amélioration continue. Il est donc important de déterminer et planifier plusieurs démarches de Gemba Walk de manière régulière. Leurs fréquences dépendent évidemment de la situation de votre entreprise. C’est donc à vous de juger le nombre et la fréquence de Gemba Walk nécessaire pour votre organisation.
Par exemple, une visite pourrait être focalisée sur l’efficacité du matériel sur place et une autre pourrait se concentrer sur la sécurité des collaborateurs sur le terrain.
7ème étape : Transmettre vos conclusions aux équipes
Enfin, lors de cette dernière étape, il s’agira de partager avec vos collaborateurs (sur le terrain et au bureau) les conclusions que vous avez pu tirer de vos visites. Vous devez leur communiquer les aspects positifs que vous avez pu remarquer mais également les points à améliorer (toujours dans une optique d’amélioration continue).
Ainsi, si vous avez pris de nouvelles mesures afin de changer certains processus sur le terrain, il sera plus facile de déployer des changements dans votre société si les collaborateurs se sentent inclus dans la démarche Gemba. Il est primordial d’informer les équipes des nouvelles initiatives que vous souhaitez prendre à court (voir à moyen et long termes).
Les avantages du Gemba Walk
Bien que nous ayons déjà mentionné les avantages de cette méthode, voici une liste synthétique de ce que pourrait vous apporter un Gemba Walk réussi :
- Avoir une vision plus proche et pertinente de la réalité du terrain
- Réduire les écarts de vision qu’il peut y avoir entre les différents niveaux hiérarchiques
- Etablir un lien plus fort avec les membres de ses équipes
- Mieux comprendre les points forts et faibles des processus sur le terrain
- Identifier la/les réelle(s) source(s) de la création de valeur
- Permet une amélioration continue de vos activités
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