Rôle de l’auditeur et gestion de la chaîne d’approvisionnement

De nos jours, les auditeurs travaillant dans l’industrie automobile avec les fournisseurs sont généralement chargés à pleine capacité. Le temps consacré aux projets et à leurs réactions s’est considérablement réduit. Cela a une incidence certaine sur la planification, le rendement et la rétroaction des vérifications. Néanmoins, nous devrions toujours nous souvenir et essayer de conserver les meilleures pratiques au cours des audits, que nous avons résumés ci-dessous :

Guide d’audit fournisseur

Schéma d’un audit fournisseur

1. Préparation de l’audit
2. Remettre au fournisseur un avis préliminaire comprenant la date, l’étendue de l’audit, les questions clés et les documents qui devraient être mis à disposition pour la durée de l’audit ou envoyés avant le début de l’audit.
3. Confirmation de la date d’audit et envoi de l’ordre du jour d’audit
4. Avant la vérification prévue, une conversation téléphonique avec le fournisseur devrait avoir lieu.
5. Réalisation de l’audit

A noter :

• Nous effectuons l’audit, et non la société auditée.
• Les travailleurs doivent être interviewés ainsi que les dirigeants et les directeurs.
• L’accent ne doit pas être mis sur des sujets non pertinents (cela pourrait conduire à négliger les aspects les plus importants du processus en raison de la limite de temps).
• Toutes les constatations doivent être consignées.
• Si possible, les 2e et 3e rotations devraient également être inspectées.
• Les informations obtenues doivent toujours être étayées par des preuves. La connaissance de l’emplacement des documents, de la personne chargée de les remplir et de les superviser devrait être acquise.
• Des notes appropriées devraient être prises concernant toute documentation qui doit être inspectée mais qui n’est pas accessible pendant la vérification de la ligne.
• Il convient de noter qui est chargé de répondre aux questions ouvertes, de fournir les documents requis ou de mettre en œuvre des actions correctives immédiates.

Résumé

• L’utilisation d’un schéma préparé rendra le processus d’audit plus approfondi, éliminera le stress inutile des deux côtés et aidera à prévenir les situations problématiques (par exemple, le manque de connaissance des processus ou des problèmes).
• Toutes les observations doivent être documentées. Les notes devraient inclure la date, l’heure, le responsable, les documents examinés et si des problèmes ont été rencontrés.
• Toutes les questions devraient être posées sous la forme de questions ouvertes, car cela permet d’obtenir des informations générales nécessitant des explications plus détaillées. Voici des exemples de questions de ce genre : « Pourriez-vous me dire…. ? » (qui, quoi, où, où, pourquoi, quand, comment) et « pourriez-vous me montrer…. » ?
• D’abord et avant tout, l’accent devrait être mis sur l’investigation du processus et le lien entre les résultats et les documents requis, la supervision du processus, la formation du personnel et le respect du système qualité.

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